O nama

Tražimo odgovornu, organizovanu i proaktivnu osobu koja će se pridružiti našem timu na poziciji Operations Coordinator. Ova uloga obuhvata koordinaciju administrativnih i operativnih procesa, HR administraciju, office management, finansijsku administraciju te obuku i podršku klijentima u korištenju našeg softverskog rješenja.

Ključne odgovornosti

Administracija & Office Management

• Organizacija i koordinacija svakodnevnih administrativnih i operativnih aktivnosti.

• Upravljanje poslovnom dokumentacijom, evidencijama i arhivom.

• Prijem, obrada i distribucija ulazne i izlazne pošte.

• Organizacija kancelarijskog poslovanja i briga o nesmetanom funkcionisanju ureda.

• Nabavka kancelarijskog materijala i koordinacija sa dobavljačima.

• Organizacija sastanaka, poslovnih putovanja i internih događaja.

• Administrativna podrška menadžmentu i ostalim timovima.

• Kontinuirano unapređenje administrativnih i operativnih procesa.

Finansijska administracija

• Izrada, slanje i evidencija izlaznih faktura.

• Plaćanje računa i vođenje evidencije o troškovima.

• Administrativna podrška u finansijskim procesima i vođenje odgovarajućih evidencija.

HR administracija

• Koordinacija procesa zapošljavanja, uključujući objavu oglasa, komunikaciju s kandidatima i organizaciju intervjua.

• Priprema ugovora o radu, aneksa ugovora i druge radno-pravne dokumentacije.

• Priprema dokumentacije za prijavu i odjavu zaposlenika u saradnji s nadležnim institucijama i eksternim knjigovodstvom.

• Koordinacija procesa prestanka radnog odnosa i priprema potrebne dokumentacije.

• Vođenje i ažuriranje personalnih dosjea zaposlenika.

• Evidencija godišnjih odmora, bolovanja i drugih vrsta odsustava.

• Organizacija i koordinacija onboarding i offboarding procesa te administrativna podrška prilikom dolaska i odlaska zaposlenika. 

• Osiguravanje usklađenosti HR dokumentacije sa važećim propisima i internim procedurama.

Client Training & Support

• Organizacija i izvođenje treninga za klijente za korištenje našeg softverskog rješenja.

• Provođenje onboarding procesa za nove klijente.

• Priprema korisničkih uputstava, prezentacija i edukativnih materijala.

• Pružanje podrške klijentima tokom implementacije i korištenja sistema.

• Odgovaranje na upite korisnika i pomoć u rješavanju funkcionalnih pitanja.

• Praćenje zadovoljstva korisnika i prikupljanje povratnih informacija.

• Saradnja s inžinjerskim timom radi unapređenja korisničkog iskustva.

Potrebne kvalifikacije

• SSS ili VSS 

• Najmanje dvije godine iskustva na administrativnim, operativnim ili HR poslovima.

• Iskustvo u radu s poslovnom dokumentacijom i administrativnim procesima.

• Napredna informatička pismenost i odlično poznavanje Microsoft Office paketa (Word, Excel, PowerPoint), uz sposobnost brzog usvajanja novih softverskih alata i sistema. 

• Aktivno znanje engleskog jezika u govoru i pismu.

• Izražene organizacijske, komunikacijske i interpersonalne vještine.

• Samostalnost, proaktivnost i visok nivo odgovornosti.

• Sposobnost upravljanja većim brojem zadataka i određivanja prioriteta.